Franczyza to model prowadzenia działalności gospodarczej, który działa w oparciu o udzieloną licencję przed podmiot, zwany w tej współpracy franczyzodawcą. Franczyzobiorca, aby móc prowadzić działalność musi podpisać umowę z właścicielem marki. Franczyza jest dobrym sposobem dla początkującego przedsiębiorcy, który nie miał wcześniej styczności z samodzielnym prowadzeniem biznesu lub takim, który nie ma pomysłu na siebie. Oferuje ona bowiem wiele udogodnień i fachową pomoc ze strony franczyzodawcy, co ułatwia nie tylko start w danej branży, a także późniejsze prowadzenie działalności. Jest oczywiście druga strona medalu, a franczyzobiorcę obowiązują również określone zasady oraz obowiązki, które musi spełnić w ramach zachowania jakości i standardów marki. Wszystko to zawarte jest w podręczniku operacyjnym, który można powiedzieć, że jest załącznikiem do umowy franczyzowej.

Co zawiera podręcznik operacyjny?

Podręcznik operacyjny ma spełniać dwa założenia. Z jednej strony opisane szczegółowo informacje, zasady i wskazówki mają pomóc franczyzobiorcy w odpowiednim prowadzeniu działalności w ramach marki, z drugiej zaś zasady te mają chronić koncepcję marki, działalność właściciela marki oraz wiedzę know-how.

Podręcznik ten powinien poruszać kilka istotnych aspektów i obszarów, które będą najważniejsze w przypadku prowadzenia działalności opartej o franczyzę. Każdy dokument tego typu rozpocząć się powinien od krótkiego wprowadzenia, wytłumaczenia filozofii i charakteru systemu franczyzowego, a także zwięźle nakreślonych oczekiwań względem franczyzobiorcy, a także oferowanych mu pomocy.

Wyposażenie niezbędne do prowadzenia działalności

Franczyzodawca w podręczniku operacyjnym powinien zawrzeć listę wyposażenia potrzebnego i niezbędnego do prowadzenia działalności w ramach franczyzy. W miejscu tym oprócz samego wykazu może dokładnie opisać jak użytkować dany sprzęt, co zrobić w przypadku awarii, usterek itd. Oprócz tego umieszcza również dane teleadresowe do serwisantów i dostawców. Wyposażenie oferowane przez podmiot oczywiście w dużej mierze zależny będzie również od branży. Przykładowo firma Sushi World, oferująca franczyzę sushi przekazuje w pakiecie startowym takie elementy wyposażenia i składniki jak m.in. znaki brandowe, grafiki i zdjęcia, opakowania na produkty na wynos, reklamy zewnętrzne, czy stronę internetową.

Procedury i organizacja

W miejscu procedur organizacyjnych franczyzodawca zazwyczaj szczegółowo opisuje wszystkie kwestie dotyczące prowadzenia działalności np. dni i godziny otwarcia, opisy stanowisk, wymagania odnośnie dress-code, zalecenia w kwestii polityki cenowej, standardy i procedury reklamacyjne i wiele innych. Są to informacje, które w wyczerpujący sposób przekazują przedsiębiorcy, w jaki sposób ma prowadzić punkt pod szyldem marki. 

Standardowe formularze

Podręcznik operacyjny powinien również zawierać wzory ważnych dokumentów takich jak umowy o pracę do podpisania z pracownikami, wedle obowiązujących zasad Kodeksu Pracy, umowy w zakresie poufności i dochowania tajemnicy przedsiębiorstwa, umowy z klientami.

Spis personelu i dane kontaktowe

Franczyzodawca ma również obowiązek umieszczenia listy osób w strukturach własnej organizacji i podania wszystkich ważnych danych do kontaktu, takich jak e-mail, czy numer telefonu. Powinien również nakreślić z kim kontaktować się w przypadku określonych spraw i problemów.

Jeśli chodzi o działalność w branży gastronomicznej, wówczas w podręczniku tym może pojawić się jeszcze kilka istotnych informacji dla restauratora takie jak m.in. receptury, przepisy, menu potraw, wymagane ilości zapasów, techniki ekspozycji, sposoby przygotowywania potraw, sposób organizacji kuchni, sposób składowania śmieci, procedury dotyczące utrzymania czystości w miejscu pracy, czy nawet wielkość wydawanych porcji.